Daten übernehmen und verarbeiten
Informationen werden aus Dateien, E-Mails oder bestehenden Systemen übernommen, geprüft und für den nächsten Schritt aufbereitet.
Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Arbeit einmal lösen statt immer wieder erledigen.
Wir automatisieren wiederkehrende Arbeitsschritte und verbinden die dafür benötigten Abläufe. Ziel ist eine Lösung, die im Arbeitsalltag zuverlässig funktioniert und Ihr Team dort entlastet, wo heute noch unnötige manuelle Arbeit entsteht.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. Wenn ein bestehendes Werkzeug die bessere Lösung ist, sagen wir Ihnen das.
Was dabei automatisiert wird
Aus einzelnen Arbeitsschritten wird ein durchgängiger Ablauf.
Eine gute Automatisierung nimmt nicht einfach Klicks ab. Sie übernimmt zusammenhängende Schritte, verarbeitet die benötigten Informationen und gibt das Ergebnis an der richtigen Stelle weiter.
Dateien und Dokumente erstellen
Ordner, Vorlagen, Berichte oder andere Dokumente werden automatisch aus den vorhandenen Daten erzeugt.
E-Mails und Informationen verarbeiten
Eingehende Nachrichten und Anhänge können automatisch erkannt, zugeordnet, weitergeleitet oder als nächster Arbeitsschritt verarbeitet werden.
Aufgaben und Folgeprozesse auslösen
Sobald ein definierter Schritt abgeschlossen ist, können Aufgaben angelegt, Personen informiert oder weitere Prozesse gestartet werden.
Daten zusammenführen und auswerten
Wiederkehrende Auswertungen werden automatisch aus den benötigten Datenquellen erstellt und bereitgestellt.
Abläufe überwachen
Status, Fristen und definierte Bedingungen werden automatisch geprüft. Bei Abweichungen wird gezielt informiert, statt dass jemand den gesamten Ablauf manuell kontrollieren muss.
Aus der Praxis
Projektanlage automatisiert
Ein Beispiel dafür, wie mehrere wiederkehrende Arbeitsschritte zu einem automatisierten Ablauf verbunden werden können.
20 Min.
weniger Aufwand pro Projektanlage
Metalltechnik Herrmann
Bei der Anlage eines neuen Projekts mussten mehrere Schritte nacheinander manuell durchgeführt werden: Der Kunde musste in LexOffice angelegt und ein Kundenordner erstellt werden. Anschließend wurde eine Projektnummer vergeben, ein Projektordner angelegt, Auftragsdokumente erstellt und letztendlich eine Aufgabe im Projektmanagement-Tool MeisterTask angelegt.
Dafür entstand eine individuelle Lösung, die diese Schritte miteinander verbindet. Sobald ein neuer Kunde in LexOffice angelegt wird, wird dies von der Automatisierung erkannt und automatisch ein Kundenordner erstellt. Anschließend gibt der Mitarbeiter nur noch Infos zum Projekt in eine standardisierte Eingabe ein. Per Knopfdruck werden Projektnummer, Ordner und Dokumente automatisch angelegt. Die Aufgabe wird automatisiert im Projektmanagement-Tool MeisterTask erstellt.
Dadurch reduziert sich der Aufwand um rund 20 Minuten pro Projektanlage. Gleichzeitig sinkt die Zahl der manuellen Übertragungs- und Anlagefehler.
Vorgehen
Vom bestehenden Ablauf zur funktionierenden Automatisierung.
Wir automatisieren nicht blind einzelne Arbeitsschritte. Zuerst verstehen wir den tatsächlichen Ablauf, anschließend entwickeln und testen wir die passende Lösung.
01
Prozess verstehen
Wir betrachten den bestehenden Ablauf, die beteiligten Personen, Systeme und Daten. Dabei klären wir auch, welche Anforderungen und Ausnahmen berücksichtigt werden müssen.
02
Automatisierung entwickeln
Wir definieren die zu automatisierenden Schritte und entwickeln daraus einen Ablauf, der die benötigten Daten verarbeitet und die richtigen Folgeaktionen ausführt.
03
Testen und integrieren
Die Lösung wird mit realen Abläufen und Daten geprüft und anschließend in den bestehenden Arbeitsalltag integriert. Fehler und Ausnahmen werden dabei bewusst berücksichtigt.
04
Übergeben und weiterentwickeln
Die fertige Lösung wird dokumentiert und so übergeben, dass sie zuverlässig genutzt werden kann. Wenn sich der Prozess weiterentwickelt, kann auch die Automatisierung angepasst werden.
Zuverlässigkeit
Automatisieren heißt nicht, den Menschen aus jedem Prozess zu entfernen.
Gute Automatisierung übernimmt das, was zuverlässig nach festen Regeln erledigt werden kann. Entscheidungen, Prüfungen und Ausnahmefälle bleiben dort beim Menschen, wo sie sinnvoll sind.
Klare Regeln
Automatisierte Schritte folgen nachvollziehbaren Regeln. Dadurch lässt sich später erkennen, warum ein bestimmtes Ergebnis entstanden ist.
Prüfungen und Ausnahmen
Nicht jeder Fall muss automatisch verarbeitet werden. Wenn Daten fehlen oder eine Situation nicht eindeutig ist, kann der Prozess gezielt zur Prüfung an einen Mitarbeiter übergeben werden.
Rückfallebenen
Automatisierte Abläufe sollten nicht zum Single Point of Failure werden. Für relevante Prozesse werden deshalb sinnvolle Möglichkeiten zur manuellen Weiterarbeit berücksichtigt.
Nachvollziehbarkeit
Wo es für den Prozess wichtig ist, werden Verarbeitung, Status oder Fehler nachvollziehbar protokolliert.
Offen gesagt
Wann wir von einer Automatisierung abraten.
Automatisierung ist kein Selbstzweck. Wenn eine andere Lösung sinnvoller ist, sollte sie auch umgesetzt werden.
- Der Prozess wird ohnehin geändert. Dann sollte zuerst der neue Ablauf feststehen, bevor der bestehende automatisiert wird.
- Ein bestehendes Werkzeug löst das Problem bereits. Dann empfehlen wir lieber die passende Standardlösung, statt etwas Eigenes zu entwickeln.
- Der Nutzen steht nicht im Verhältnis zum Aufwand. Nicht jede wiederkehrende Tätigkeit ist wirtschaftlich sinnvoll zu automatisieren.
Wenn Automatisierung nicht die sinnvollste Lösung ist, sagen wir Ihnen das.
Selbst einschätzen
Lohnt sich die Automatisierung Ihres Vorgangs?
Mit unserem ROI-Rechner können Sie in etwa zwei Minuten überschlagen, wie viel Zeit und Kosten sich durch einen automatisierten Ablauf einsparen lassen.
ROI-Rechner Automatisierung
Sechs Angaben reichen für eine erste Größenordnung von Einsparung und Amortisation.