Automatisierungs-Potenzial-Check
Beantworten Sie 12 Fragen zu einem wiederkehrenden Vorgang. Danach erhalten Sie eine erste Einschätzung, welche Voraussetzungen für eine Automatisierung vorhanden sind.
Ergebnis
Mehrere Merkmale sprechen für eine mögliche Automatisierung. Es lohnt sich, den konkreten Ablauf genauer zu betrachten und die wiederkehrenden Arbeitsschritte zu identifizieren.
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So wird der Check ausgewertet
Jede Antwort wird mit 0, 1 oder 2 Punkten bewertet. Die Summe ergibt eine erste Einschätzung der Voraussetzungen für eine Automatisierung.
Punktzahl = Summe der zwölf Antworten
0–7 Punkte = wenige Ansatzpunkte ·
8–15 = mehrere Ansatzpunkte ·
16–24 = gute Voraussetzungen
- Was wird bewertet?
- Der Check betrachtet unter anderem Wiederholung, feste Regeln, digitale Daten, Schnittstellen, Ausnahmefälle sowie Fehler und Verzögerungen im Ablauf.
- Warum zählen alle Fragen gleich?
- Der Check soll eine schnelle erste Einschätzung liefern und keine detaillierte Prozessanalyse ersetzen. Deshalb wird bewusst kein einzelnes Merkmal stärker gewichtet.
- Was sagt das Ergebnis aus?
- Die Punktzahl zeigt, wie viele Merkmale für eine Automatisierung sprechen. Sie sagt noch nicht, welche Lösung technisch sinnvoll ist oder ob sich eine Umsetzung wirtschaftlich lohnt.
- Was sagt das Ergebnis nicht aus?
- Der Check bewertet weder die tatsächliche Umsetzbarkeit im Detail noch die zu erwartenden Kosten oder die Wirtschaftlichkeit eines Projekts.
Warum fragt der Check nicht nach dem Preis?
Die Kosten lassen sich erst abschätzen, wenn klar ist, was automatisiert werden soll und welche Systeme beteiligt sind. Zwei ähnlich aussehende Prozesse können deshalb einen sehr unterschiedlichen Umsetzungsaufwand haben.
Für eine erste Wirtschaftlichkeitsbetrachtung können Sie den ROI-Rechner für Automatisierung verwenden.
Woran lässt sich Automatisierungspotenzial erkennen?
Nicht jeder Prozess eignet sich gleichermaßen für eine Automatisierung. Entscheidend ist vor allem, wie regelmäßig ein Vorgang anfällt, wie klar er aufgebaut ist und welche Daten und Systeme daran beteiligt sind.
Wiederkehrende Arbeitsschritte
Automatisierung ist besonders interessant, wenn sich ein Vorgang regelmäßig wiederholt. Dabei muss die einzelne Bearbeitung nicht besonders lang dauern. Auch kurze Tätigkeiten können sich über viele Vorgänge und Mitarbeitende zu einem erheblichen Zeitaufwand summieren.
Klare Regeln und Abläufe
Je klarer sich ein Prozess beschreiben lässt, desto einfacher lässt sich prüfen, welche Arbeitsschritte automatisiert werden können. Dazu gehören beispielsweise feste Berechnungen, definierte Prüfungen, standardisierte Dokumente oder wiederkehrende Wenn-dann-Entscheidungen.
Digitale Daten und beteiligte Systeme
Eine wichtige Rolle spielt auch, wo die benötigten Daten liegen und wie sie zwischen den beteiligten Systemen übertragen werden. Schnittstellen, Exporte und Importe erleichtern die Automatisierung. Wenn Daten heute noch manuell übertragen oder aus Dokumenten übernommen werden, kann gerade dort ein interessanter Ansatzpunkt liegen.
Fehlt eine direkte Schnittstelle, ist eine Automatisierung trotzdem nicht ausgeschlossen. Dann muss geprüft werden, welche anderen Möglichkeiten für die Datenübertragung bestehen.
Mehr über Schnittstellen und Datenintegration
Ausnahmen und Entscheidungen
Ein Prozess muss nicht vollständig automatisierbar sein, damit sich eine Automatisierung lohnt. Häufig lassen sich wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren, während Ausnahmen oder fachliche Entscheidungen weiterhin von Mitarbeitenden geprüft werden. Entscheidend ist deshalb nicht, ob ein Prozess komplett ohne Menschen funktioniert, sondern welche Teile zuverlässig von einem System übernommen werden können.
Automatisierungspotenzial ist nicht gleich Wirtschaftlichkeit
Ein Prozess kann technisch gut automatisierbar sein und sich trotzdem wirtschaftlich nicht lohnen. Für die Entscheidung spielen deshalb zusätzlich der tatsächliche Zeitaufwand, die Häufigkeit, mögliche Fehlerkosten sowie die Kosten für Entwicklung und Betrieb eine Rolle. Eine erste Größenordnung liefert der ROI-Rechner für Automatisierung.
Der Check ersetzt keine Prozessanalyse.
Er soll eine einfache erste Frage beantworten: Gibt es bei diesem Vorgang genügend Ansatzpunkte, um ihn genauer zu betrachten? Welche Arbeitsschritte tatsächlich automatisiert werden können, hängt vom konkreten Ablauf, den beteiligten Systemen und den Anforderungen an die Lösung ab.
Häufige Fragen zum Automatisierungs-Potenzial
Wie funktioniert der Automatisierungs-Potenzial-Check?
Sie beantworten zwölf Fragen zu einem konkreten, wiederkehrenden Vorgang mit „Ja“, „Teilweise“ oder „Nein“. Jede Antwort wird mit 0, 1 oder 2 Punkten bewertet. Die Summe ergibt eine erste Einschätzung, wie viele Merkmale für eine Automatisierung sprechen.
Was bedeutet meine Punktzahl?
0 bis 7 Punkte bedeuten, dass der Check nur wenige Ansatzpunkte für eine Automatisierung erkennt. Bei 8 bis 15 Punkten gibt es mehrere Ansatzpunkte. Ab 16 Punkten liegen gute Voraussetzungen für eine genauere Betrachtung des Prozesses vor.
Die Punktzahl ist keine technische oder wirtschaftliche Bewertung. Sie zeigt lediglich, wie viele der betrachteten Merkmale auf eine mögliche Automatisierung hindeuten.
Welche Prozesse eignen sich für eine Automatisierung?
Besonders interessant sind wiederkehrende Vorgänge mit klaren Arbeitsschritten, festen Regeln und digitalen Daten. Dazu gehören beispielsweise die Übertragung von Daten zwischen Systemen, die Erstellung von Dokumenten, wiederkehrende Auswertungen oder standardisierte Prüfungen.
Auch wenn ein Prozess Ausnahmen enthält, können einzelne Arbeitsschritte automatisiert werden. Entscheidend ist daher nicht, ob der gesamte Vorgang automatisierbar ist, sondern welche Teile zuverlässig von einem System übernommen werden können.
Muss ein Prozess vollständig automatisiert werden?
Nein. In vielen Fällen ist es sinnvoller, nur einzelne Arbeitsschritte zu automatisieren. Wiederkehrende Dateneingaben, Berechnungen, Dokumenterstellung oder Übertragungen können beispielsweise automatisiert werden, während fachliche Prüfungen und Entscheidungen beim Menschen bleiben.
Ziel ist nicht möglichst viel Automatisierung, sondern ein zuverlässiger Ablauf mit weniger unnötiger manueller Arbeit.
Was mache ich, wenn der Check mehrere Ansatzpunkte zeigt?
Dann lohnt sich eine genauere Betrachtung des konkreten Vorgangs. Dabei sollte zunächst geklärt werden, welche Arbeitsschritte tatsächlich Zeit verursachen, welche Systeme beteiligt sind und welche Teile sich zuverlässig automatisieren lassen.
Für eine erste wirtschaftliche Einschätzung können Sie den ROI-Rechner für Automatisierung verwenden. Eine belastbare Entscheidung erfordert allerdings die Betrachtung des tatsächlichen Prozesses und des erwarteten Aufwands.
Werden meine Antworten gespeichert?
Nein. Die Auswertung läuft vollständig in Ihrem Browser. Es gibt keine Anmeldung und keine Übertragung Ihrer Antworten an einen Server.
Sie haben einen konkreten Vorgang im Kopf?
Der Check zeigt nur die ersten Ansatzpunkte. Wenn Sie wissen möchten, welche Arbeitsschritte sich tatsächlich automatisieren lassen, können wir den Ablauf gemeinsam durchgehen.