Wie viel Arbeit steckt noch in Ihrer Excel-Datei?
Beantworten Sie 12 Fragen zu einer konkreten Excel-Lösung. Der Check zeigt, wo sich Eingaben, Berechnungen, Datenübertragung und wiederkehrende Arbeitsschritte vereinfachen oder automatisieren lassen.
Ergebnis
Ihre Excel-Lösung enthält mehrere Arbeitsschritte, bei denen sich manuelle Tätigkeiten wahrscheinlich reduzieren lassen. Besonders interessant sind wiederkehrende Eingaben, Berechnungen, Datenübernahmen oder die Erstellung von Dokumenten und Auswertungen.
Besonders auffällig
Schwerpunkt: Dokumente & Auswertungen. Ihre Excel-Lösung erzeugt regelmäßig Ergebnisse aus vorhandenen Daten. Hier können automatisierte Reports, Dokumente oder Auswertungen ein sinnvoller Ansatz sein.
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Nur als Notiz für Sie selbst — dieses Feld wird nicht ausgewertet, nicht gespeichert und nirgends übertragen, auch nicht in der Adresszeile.
So wird der Excel-Prozess-Check ausgewertet
Jede Antwort wird mit 0, 1 oder 2 Punkten bewertet. Die Summe ergibt eine erste Einschätzung, wie viele Merkmale der betrachtete Excel-Prozess für eine technische Optimierung aufweist.
Punktzahl = Summe der zwölf Antworten
0–7 Punkte = wenig Automatisierungsbedarf · 8–15 = mehrere Ansatzpunkte · 16–24 = deutliches Optimierungspotenzial
- Was wird bewertet?
- Der Check betrachtet unter anderem wiederkehrende Arbeitsschritte, manuelle Eingaben, Berechnungen, Datenübertragungen, Fehlerquellen, Dokumenterstellung und die Struktur des zugrunde liegenden Ablaufs.
- Warum zählen alle Fragen gleich?
- Der Check soll eine schnelle erste Einschätzung liefern und keine detaillierte Analyse einer Excel-Lösung ersetzen. Deshalb wird bewusst kein einzelnes Merkmal stärker gewichtet.
- Was sagt das Ergebnis aus?
- Die Punktzahl zeigt, wie viele Merkmale auf Optimierungsmöglichkeiten hindeuten. Sie sagt noch nicht, welche technische Lösung geeignet ist oder ob sich eine Umsetzung wirtschaftlich lohnt.
Woran lässt sich Automatisierungspotenzial in Excel erkennen?
Nicht jede Excel-Datei muss automatisiert oder ersetzt werden. Entscheidend ist, wie regelmäßig die Lösung eingesetzt wird, welche Arbeitsschritte darin ablaufen und welche Daten und Systeme beteiligt sind.
Wiederkehrende Arbeitsschritte
Automatisierung ist besonders interessant, wenn sich ein Vorgang regelmäßig wiederholt. Auch kurze Tätigkeiten können sich über viele Vorgänge und Mitarbeitende zu einem erheblichen Zeitaufwand summieren.
Klare Regeln und Abläufe
Je klarer sich ein Prozess beschreiben lässt, desto einfacher lässt sich prüfen, welche Arbeitsschritte automatisiert werden können. Dazu gehören beispielsweise feste Berechnungen, definierte Prüfungen, standardisierte Dokumente oder wiederkehrende Abläufe.
Digitale Daten und beteiligte Systeme
Eine wichtige Rolle spielt, wo die benötigten Daten liegen und wie sie zwischen den beteiligten Systemen übertragen werden. Schnittstellen, Exporte und Importe erleichtern die Automatisierung. Wenn Daten heute noch manuell übertragen oder aus Dokumenten übernommen werden, kann gerade dort ein interessanter Ansatzpunkt liegen.
Ausnahmen und Entscheidungen
Ein Prozess muss nicht vollständig automatisiert werden, damit sich eine Optimierung lohnt. Häufig lassen sich wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren, während Ausnahmen oder fachliche Entscheidungen weiterhin von Mitarbeitenden geprüft werden.
Automatisierungspotenzial ist nicht gleich Wirtschaftlichkeit
Ein Prozess kann technisch gut automatisierbar sein und sich trotzdem wirtschaftlich nicht lohnen. Für die Entscheidung spielen deshalb zusätzlich der tatsächliche Zeitaufwand, die Häufigkeit, mögliche Fehlerkosten sowie die Kosten für Entwicklung und Betrieb eine Rolle. Eine erste Hausnummer dazu liefert der ROI-Rechner Automatisierung.
Häufige Fragen zum Excel-Prozess-Check
Wie funktioniert der Excel-Prozess-Check?
Sie beantworten zwölf Aussagen zu einer konkreten Excel-Lösung mit Ja, Teilweise oder Nein. Jede Antwort zählt 0, 1 oder 2 Punkte, die Summe liegt zwischen 0 und 24. Zusätzlich wertet der Check vier Teilbereiche einzeln aus, damit sichtbar wird, worin das Potenzial liegt.
Was bedeutet meine Punktzahl?
0 bis 7 Punkte deuten auf wenig Automatisierungsbedarf hin, 8 bis 15 auf mehrere Ansatzpunkte, 16 bis 24 auf deutliches Optimierungspotenzial. Das ist eine erste Orientierung anhand Ihrer Antworten, keine objektive Messung und keine technische Analyse Ihrer Datei.
Welche Excel-Prozesse eignen sich für eine Automatisierung?
Typische Beispiele sind wiederkehrende Dateneingaben, Berechnungen und Auswertungen, die manuelle Übertragung von Daten zwischen Systemen sowie die Erstellung von Dokumenten, Listen oder Reports aus vorhandenen Daten.
Muss ein Excel-Prozess vollständig automatisiert werden?
Nein. Häufig werden nur einzelne Arbeitsschritte automatisiert, während fachliche Prüfungen und Entscheidungen beim Menschen bleiben.
Wann reicht Excel nicht mehr aus?
Viele gleichzeitige Nutzer, komplexe Berechtigungen, zentrale Datenhaltung, zahlreiche beteiligte Systeme oder eine komplexe Prozesslogik können Gründe sein, über Excel hinauszugehen — etwa in Richtung Prozessautomatisierung oder individueller Software. Bleibt es bei Excel, hilft oft eine solide Excel-Programmierung.
Werden meine Antworten gespeichert?
Nein. Die Auswertung läuft vollständig in Ihrem Browser, es gibt keine Anmeldung und keine Übertragung an einen Server. Ihre Antworten auf die zwölf Fragen und die optionale Zusatzfrage stehen lediglich in der Adresszeile, damit Sie das Ergebnis als Link weitergeben können. Der Freitext ganz unten wird nirgends gespeichert, auch nicht in der Adresszeile — er dient nur Ihrer eigenen Notiz.
Sie wissen jetzt, wo die größten Ansatzpunkte liegen.
Wenn Sie wissen möchten, was sich davon tatsächlich automatisieren lässt, können wir Ihre Excel-Lösung gemeinsam durchgehen. Dabei prüfen wir auch, ob Excel weiterhin das richtige Werkzeug ist oder ob eine andere Lösung sinnvoller wäre.