Lohnt sich die Automatisierung Ihres Prozesses?
Mit wenigen Angaben berechnen Sie Amortisationszeit, Zeitentlastung und die wirtschaftliche Größenordnung Ihres Automatisierungsvorhabens.
Ergebnis
Die Investition ist nach etwa 10 Monaten gedeckt. Die Amortisationszeit zeigt, nach wie vielen Monaten sich die Investition rechnerisch durch den jährlichen Nettoeffekt ausgeglichen hat. Ob eine Automatisierung wirtschaftlich sinnvoll ist, hängt zusätzlich von Prozessstabilität, Risiko und strategischem Nutzen ab.
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So entsteht das Ergebnis
Der Rechner setzt Zeitaufwand, Vollkosten, Automatisierungsgrad und Investition ins Verhältnis. Die einzelnen Rechenschritte sehen Sie hier. So können Sie nachvollziehen, wie das Ergebnis entsteht.
Entlastung pro Woche = Stunden × Personen × automatisierbarer Anteil
Entlastung pro Jahr = Entlastung pro Woche × 45 Arbeitswochen
Einsparung netto = Entlastung pro Jahr × Vollkostensatz − laufende Kosten × 12
Amortisation = Investition ÷ (Einsparung netto ÷ 12)
- Arbeitswochen
- Wir rechnen nicht mit 52 produktiven Wochen, sondern berücksichtigen Urlaub, Feiertage und sonstige Ausfallzeiten.
- Stundensatz
- Für die Bewertung der eingesparten Arbeitszeit sollte der Vollkostensatz verwendet werden, nicht nur der Bruttolohn.
- Laufende Kosten
- Dazu gehören beispielsweise Softwarelizenzen, Hosting, Wartung oder andere regelmäßig anfallende Kosten der Lösung.
- Was die Rechnung nicht berücksichtigt
- Nicht berücksichtigt werden beispielsweise Qualitätsverbesserungen, vermiedene Fehler, kürzere Durchlaufzeiten oder der zusätzliche Nutzen durch schnellere Prozesse. Auch eingesparte Arbeitszeit bedeutet nicht automatisch eine entsprechende Personalkosteneinsparung.
Wann eine Automatisierung trotz guter Zahlen nicht sinnvoll sein kann
Der Rechner betrachtet nur die wirtschaftlichen Größen, die Sie eingeben. In der Praxis gibt es weitere Punkte, die bei der Entscheidung eine Rolle spielen.
- Der Prozess wird in absehbarer Zeit ohnehin verändert.
- Ein bestehendes Standardwerkzeug kann die Aufgabe bereits lösen.
- Die Automatisierung bringt zusätzliche Komplexität oder laufende Pflege mit sich.
- Ein Teil der angenommenen Zeitersparnis lässt sich in der Praxis nicht erreichen.
ROI und Amortisation einer Automatisierung richtig einordnen
Der Rechner liefert eine erste wirtschaftliche Einschätzung. Entscheidend ist, wie viel Arbeitszeit tatsächlich eingespart werden kann, welche Kosten entstehen und wie stabil der zugrunde liegende Prozess ist.
Was bedeutet die Amortisationszeit?
Die Amortisationszeit beschreibt, nach wie vielen Monaten der wirtschaftliche Nutzen die anfänglichen Umsetzungskosten rechnerisch ausgleicht. Eine kurze Amortisationszeit kann für eine Automatisierung sprechen, ist aber nicht das einzige Entscheidungskriterium.
Auch Prozessstabilität, Fehleranfälligkeit, Abhängigkeiten von anderen Systemen und der Aufwand für Einführung und Betrieb spielen eine Rolle. Bei einem Prozess, der sich in absehbarer Zeit grundlegend verändert, kann selbst eine rechnerisch attraktive Automatisierung die falsche Investition sein.
Welche Arbeitskosten sollten für die Berechnung angesetzt werden?
Für eine realistische Einschätzung sollte nicht nur der Bruttolohn berücksichtigt werden. Sinnvoller ist der Vollkostensatz der eingesetzten Arbeitszeit, also einschließlich relevanter Lohnnebenkosten sowie anteiliger Kosten für Arbeitsplatz, Software und weitere Gemeinkosten.
Warum der Vollkostensatz zählt, nicht der Bruttolohn
Eine Arbeitsstunde kostet mehr als den Bruttolohn: Lohnnebenkosten, Arbeitsplatz, Software und Gemeinkosten kommen hinzu. Wer nur den Bruttolohn einsetzt, rechnet die Einsparung — und damit die Amortisation — zu kurz. Für den Mittelstand liegen Vollkosten je nach Rolle meist zwischen 45 und 90 € pro Stunde.
Der Rechner bewertet damit die wirtschaftliche Bedeutung der freigesetzten Arbeitszeit. Das bedeutet nicht automatisch, dass Personalkosten in gleicher Höhe eingespart werden. Die gewonnene Zeit kann beispielsweise für andere Aufgaben genutzt werden.
Wie belastbar ist das Ergebnis?
Der Rechner liefert eine Größenordnung und ersetzt keine konkrete Prozessanalyse. Besonders die tatsächlich automatisierbare Zeit ist zu Beginn häufig nur eine Schätzung. Ausnahmefälle, manuelle Entscheidungen und notwendige Kontrollen können den erreichbaren Automatisierungsgrad begrenzen.
Für eine belastbare Bewertung sollten die tatsächlichen Ist-Zeiten betrachtet und der Prozess gemeinsam mit den beteiligten Personen analysiert werden. Erst danach lässt sich seriös beurteilen, welcher Teil automatisiert werden kann und welche Lösung dafür sinnvoll ist.
Wenn Sie bereits einen konkreten Prozess im Blick haben, können Sie Ihre Werte zunächst mit dem Rechner überschlagen. Für die detaillierte Bewertung finden Sie weitere Informationen zur Prozessautomatisierung. Wenn Sie noch nicht wissen, welcher Prozess sich für eine Automatisierung eignet, hilft der Automatisierungs-Potenzial-Check bei der ersten Priorisierung.
Häufige Fragen zum ROI von Automatisierung
Wie berechnet man den ROI einer Automatisierung?
Für die Berechnung des ROI einer Automatisierung werden die wirtschaftlichen Vorteile den Kosten der Umsetzung gegenübergestellt. Zunächst wird ermittelt, wie viel Arbeitszeit durch die Automatisierung eingespart oder für andere Aufgaben freigesetzt werden kann. Diese Zeitersparnis wird mit den Vollkosten der entsprechenden Arbeitszeit bewertet. Zusätzlich können vermiedene Fehlerkosten, höhere Prozessqualität oder weitere wirtschaftliche Effekte berücksichtigt werden.
Von diesem jährlichen Nutzen werden die laufenden Kosten der Automatisierung abgezogen. Der verbleibende Nettoeffekt wird anschließend ins Verhältnis zu den einmaligen Investitionskosten gesetzt. Vereinfacht lautet die Formel:
ROI = (jährlicher Nutzen − laufende Kosten) ÷ Investitionskosten
Die Amortisationszeit ist davon zu unterscheiden: Sie beschreibt, nach welchem Zeitraum sich die ursprüngliche Investition durch den laufenden wirtschaftlichen Nutzen rechnerisch ausgeglichen hat.
Welchen Stundensatz sollte ich für die Berechnung verwenden?
Verwenden Sie möglichst die Vollkosten einer Arbeitsstunde und nicht nur den Bruttolohn. Dazu gehören neben dem Arbeitsentgelt unter anderem Lohnnebenkosten sowie relevante Kosten für Arbeitsplatz, Software und Gemeinkosten.
Wie hoch ist der automatisierbare Anteil realistisch?
Das hängt stark vom konkreten Prozess ab. Wiederkehrende, regelbasierte Arbeitsschritte lassen sich häufig weitgehend automatisieren, während Prüfungen, Entscheidungen und Ausnahmefälle weiterhin manuell erfolgen können. Der Wert im Rechner ist deshalb nur eine erste Schätzung und sollte nicht mit dem tatsächlich erreichbaren Automatisierungsgrad gleichgesetzt werden.
Was ist eine gute Amortisationszeit?
Eine allgemein gültige Grenze gibt es nicht. Je nach Investitionshöhe, Prozessstabilität, Risiko und strategischer Bedeutung können unterschiedliche Amortisationszeiten sinnvoll sein. Der Rechner zeigt deshalb die rechnerische Amortisationszeit, ersetzt aber keine Bewertung des konkreten Vorhabens.
Welche Kosten entstehen bei einer Automatisierung?
Die Kosten hängen vom Prozess, dem Automatisierungsgrad und den angebundenen Systemen ab. Zu den einmaligen Kosten gehören typischerweise Analyse, Konzeption, Entwicklung, Tests und Einführung. Hinzu kommen gegebenenfalls laufende Kosten für Softwarelizenzen, Hosting, Wartung oder externe Dienste.
Für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollten deshalb nicht nur die Entwicklungskosten betrachtet werden. Entscheidend ist, welcher wirtschaftliche Nutzen über die gesamte Nutzungsdauer der Lösung entsteht und welche laufenden Kosten diesem gegenüberstehen.
Sie möchten wissen, was davon in Ihrem Prozess tatsächlich realistisch ist?
Der Rechner liefert eine erste Größenordnung. Gemeinsam können wir prüfen, welche Arbeitsschritte tatsächlich automatisierbar sind und welche Lösung dafür sinnvoll ist.