Die Vorteile der Automatisierung mit Excel
Automatisierung bedeutet nicht automatisch, eine neue Software einzuführen. Viele wiederkehrende Aufgaben lassen sich direkt in der bestehenden Excel-Arbeitsumgebung vereinfachen oder automatisieren. Richtig eingesetzt kann Excel damit zum Werkzeug für einen konkreten Arbeitsablauf werden.
Von ON Automation · · 6 Min. Lesezeit
Bestehende Arbeitsabläufe gezielt verbessern
Excel ist in vielen Unternehmen bereits Teil des täglichen Arbeitsablaufs. Mitarbeiter kennen die Oberfläche und vorhandene Tabellen und Daten können weiterverwendet werden. Eine Automatisierung kann deshalb genau dort ansetzen, wo heute noch manuelle Arbeit anfällt.
Statt einen bestehenden Ablauf vollständig durch ein neues System zu ersetzen, lassen sich beispielsweise Eingaben vereinfachen, Berechnungen automatisieren, Daten aufbereiten oder Dokumente automatisch erzeugen. Der bestehende Prozess bleibt dabei weitgehend erhalten.
Wiederkehrende Arbeit einmal automatisieren
Besonders interessant wird es, wenn sich bestimmte Arbeitsschritte in Excel immer wiederholen. Was bei einem einzelnen Vorgang nur wenige Minuten dauert, kann sich über viele Vorgänge und Mitarbeiter zu einem erheblichen Zeitaufwand summieren.
Je nach Aufgabe können beispielsweise Formeln, Power Query, VBA oder andere Funktionen eingesetzt werden, um wiederkehrende Arbeitsschritte zuverlässig auszuführen.
- Daten aus Exporten automatisch übernehmen und aufbereiten
- wiederkehrende Berechnungen und Auswertungen durchführen
- Tabellen und Vorlagen für neue Vorgänge automatisch vorbereiten
- Dokumente oder Reports aus vorhandenen Daten erzeugen
- Daten zwischen Excel und anderen Anwendungen übertragen
Pragmatisch statt unnötig komplex
Nicht jeder automatisierte Prozess benötigt eine eigene Anwendung. Wenn die Aufgabe klar abgegrenzt ist, die Datenmenge überschaubar bleibt und nur wenige Personen gleichzeitig damit arbeiten, kann eine gut aufgebaute Excel-Lösung die passendere Variante sein.
Das kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn schnell eine konkrete Verbesserung benötigt wird oder zunächst praktische Erfahrungen mit einem automatisierten Ablauf gesammelt werden sollen.
Die Lösung bleibt nachvollziehbar
Ein weiterer Vorteil von Excel ist die unmittelbare Sichtbarkeit der Daten und Berechnungen. Bei einer sauber aufgebauten Lösung können Eingaben, Verarbeitung und Ergebnisse nachvollziehbar dargestellt werden.
Das bedeutet allerdings nicht, dass jede Excel-Automatisierung automatisch transparent oder wartbar ist. Gerade bei VBA und komplexeren Dateien sind eine klare Struktur, verständliche Fehlerbehandlung und Dokumentation entscheidend dafür, dass die Lösung auch langfristig genutzt und angepasst werden kann.
Excel kann auch ein sinnvoller Zwischenschritt sein
Manchmal ist zu Beginn eines Projekts noch nicht klar, welche Anforderungen eine spätere Software tatsächlich erfüllen muss. Eine gezielt entwickelte Excel-Lösung kann dann helfen, einen Prozess zunächst praktisch zu verbessern und gleichzeitig Erfahrungen mit dem neuen Ablauf zu sammeln.
Erst im laufenden Einsatz zeigt sich, welche Funktionen wirklich benötigt werden, wo weitere Automatisierung sinnvoll ist und ob Excel langfristig noch ausreicht. Entwickelt sich daraus später eine eigene Anwendung, sind die dabei gewonnenen Erfahrungen eine wertvolle Grundlage für deren Konzeption.
Excel-Automatisierung oder eigene Software?
Beide haben ihren Platz. Der Unterschied liegt in Aufwand, Kosten und dem, was der Vorgang künftig leisten muss.
| Merkmal | Excel-Automatisierung | Eigene Anwendung |
|---|---|---|
| Geeignet für | Klar abgegrenzte Arbeitsabläufe | Komplexere oder zentrale Prozesse |
| Bestehende Excel-Daten | Direkt weiterverwendbar | Häufig Übernahme oder Integration erforderlich |
| Einführung und Schulung | Meistens vergleichweise unkompliziert | Höherer Einführungsaufwand |
| Gleichzeitige Nutzer | begrenzt | gut für mehrere Nutzer planbar |
| Benutzeroberfläche | Excel | Individuell gestaltbar |
| Erweiterbarkeit | Abhängig vom Aufbau der Datei und gewünschten Funktionalitäten | Gezielt erweiterbar |
| Betrieb | Bestehende Excel-Umgebung | Eigener Betriebs-/Wartungsaufwand |
Wo Excel an seine Grenzen kommt
Excel eignet sich besonders für klar abgegrenzte Arbeitsabläufe mit überschaubaren Datenmengen. Wenn viele Personen gleichzeitig mit denselben Daten arbeiten, umfangreiche Berechtigungen benötigt werden oder ein Prozess eine zentrale und langfristig erweiterbare Datenhaltung erfordert, kann eine andere Lösung sinnvoller sein. Zum Beispiel eine Prozessautomatisierung oder eine eigene Anwendung. Welche Möglichkeiten Excel selbst bietet und wann Formeln, VBA oder Power Query sinnvoll sind, erklären wir im Artikel Wann sich ein VBA-Makro lohnt.
Ein Beispiel aus der Praxis
Bei Metalltechnik Herrmann beginnt ein neuer Auftrag mit mehreren wiederkehrenden Arbeitsschritten. Eine Projektnummer muss vergeben, die passende Ordnerstruktur angelegt, Standarddokumente generiert und der Auftrag in MeisterTask erstellt werden.
Diese Schritte wurden in einer Excel-Anwendung gebündelt und automatisiert. Nach der Eingabe der Projektdaten übernimmt die Anwendung die wiederkehrenden Aufgaben und legt die benötigte Projektstruktur automatisch an. Dadurch entfallen bei jedem neuen Projekt zahlreiche manuelle Handgriffe und die Gefahr, einzelne Schritte zu vergessen, wird reduziert.
Bei durchschnittlich rund 20 Minuten Zeitersparnis pro Projekt wird schnell sichtbar, welchen Unterschied die Automatisierung im laufenden Betrieb machen kann. Gleichzeitig bleibt Excel die gewohnte Oberfläche für die Mitarbeiter während im Hintergrund die Anwendung die Arbeitsschritte übernimmt, die sich zuverlässig nach festen Regeln ausführen lassen.
Sie haben einen ähnlichen Arbeitsablauf, der sich automatisieren lassen könnte? Mit dem Excel Prozess Check können Sie in wenigen Minuten prüfen, ob sich Ihr Ablauf mit Excel vereinfachen oder automatisieren lässt.